സെക്രട്ടറിയേറ്റിലെ ഫയലുകൾ ഓരോന്നും കാണാതാകുന്നത് , നശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നത് ഒന്നും അത്ര നിസാരമായുള്ള കാര്യമല്ല. സർക്കാർ ഫയലുകൾ എന്നത് റെക്കോർഡ് ആണ്. ആര് എങ്ങനെ എന്ത് ചെയ്തു എന്നതിന്റെ തെളിവ്.. ആ തെളിവ് നശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നതും അതിന് കൂട്ടു നിൽക്കുന്നതും നിയമ വിരുദ്ധമാണ്. നിർഭാ​ഗ്യം കൊണ്ട് വാർത്ത മാധ്യമങ്ങൾ മുഖ്യമന്ത്രിയാരെന്ന ചോദ്യങ്ങൾക്ക് പിന്നാലെ ഓടുന്ന തിരക്കിൽ മന്ത്രിമാരുടെ ഓഫീസിൽ നിന്ന് ഫയലുകൾ നശിപ്പിക്കുന്നത് ദ്രുത ​ഗതിയിൽ നടക്കുന്നുണ്ട് എന്നുള്ളതാണ് വസ്തുത. ഇത് വൻ അഴിമതിയാണ് വ്യക്തമാക്കുന്നതും ജന ദ്രോഹമെന്നും ചൂണ്ടിക്കാണിച്ച് ഐഎഎസ് ഉദ്യോഗസ്ഥൻ എൻ. പ്രശാന്ത് രം​ഗത്ത് എത്തിയിരിക്കുന്നു.

മന്ത്രിമാർ അഴിമതി ആരോപണങ്ങളിൽ നിന്ന് രക്ഷനേടാൻ നടത്തുന്ന പ്രവൃത്തിയാണിതെന്ന ആക്ഷേപം ശക്തമാകുന്നതിനെ തുടർന്ന് പുതിയ സർക്കാർ അധികാരത്തിലേറിയാലുടൻ ഇതേക്കുറിച്ച് അന്വേഷിക്കുമെന്ന് സൂചനയുണ്ട്. ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നിലവിലുണ്ടെന്നിരിക്കെ, കടലാസ് ഫയലുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് എന്തിനാണെന്ന സംശയം ശക്തമാണ്. പെരുമാറ്റച്ചട്ടം നിലവിൽ വന്നപ്പോൾ മുൻ തീയതികൾ വച്ച് ഉത്തരവുകൾ ഇറക്കുകയോ വഴിവിട്ട സഹായങ്ങൾ നൽകുകയോ ചെയ്താൽ അവയ്ക്കുള്ള തെളിവുകൾ ഫയൽ നശിപ്പിക്കുന്നതിലൂടെ ഇല്ലാതാകും.

ഇ-ഓഫീസ് വഴിയാണെങ്കിൽ തെളിവുകൾ നശിപ്പിക്കാൻ സാധ്യമല്ല. ഫയലുകൾ നശിപ്പിക്കുന്നത് നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിച്ചാണോ എന്ന സംശയവും ഉയരുന്നുണ്ട്. ഫയൽ സൂക്ഷിക്കാനുള്ള ചുമതല ചീഫ് സെക്രട്ടറിമാർക്കും വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിമാർക്കുമാണ്. ഇവരുടെ അറിവോടെയാണോ കൂട്ടത്തോടെ ഫയൽ നശിപ്പിക്കുന്നത് എന്നും അറിയേണ്ടതുണ്ട്.

ഐഎഎസ് ഉദ്യോഗസ്ഥൻ എൻ. പ്രശാന്ത്. പറയുന്നതിങ്ങനെ. ഭരണസംവിധാനം പ്രവർത്തിക്കുന്നത് ഫയലുകളിലൂടെയാണ്. ഒരു സർക്കാർ തീരുമാനം രൂപപ്പെട്ട രീതി, ധനകാര്യ-നിയമ വകുപ്പുകളുടെ അഭിപ്രായം, ആരാണ് എതിർത്തത്, ആരാണ് അനുമതി നൽകിയത് തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഔദ്യോഗിക ചരിത്രമാണ് ഓരോ ഫയലും. ഇവ നിശബ്ദമായി അപ്രത്യക്ഷമാക്കുന്നത് ഭരണത്തുടർച്ചയെയും സുതാര്യതയെയും ബാധിക്കുമെന്നും അദ്ദേഹം മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുന്നു.

സർക്കാർ മാറുമ്പോൾ മന്ത്രിമാർ മാറും. ചീഫ് സെക്രട്ടറിമാർ മാറും. രാഷ്ട്രീയ ബോർഡുകൾ മാറും. പക്ഷേ ഒരു കാര്യമാണ് മാറാൻ പാടില്ലാത്തത് – സർക്കാർ ഫയലുകളുടെ സമഗ്രത, സത്യസന്ധത. ഭരണസംവിധാനം പ്രവർത്തിക്കുന്നത് പ്രസംഗങ്ങളിലൂടെ അല്ല. ഫയലുകളിലൂടെയാണ്.

സർക്കാർ തീരുമാനം എന്നത് ഒരു പത്രസമ്മേളനം അല്ല. പ്രസ്താവനയല്ല. അത് ഒരു ഫയൽ യാത്രയാണ്. ഒരു proposal എങ്ങനെ രൂപപ്പെട്ടു, ആരൊക്കെ പരിശോധിച്ചു, finance എന്ത് പറഞ്ഞു, law എന്ത് പറഞ്ഞു, ആരാണ് എതിർത്തത്, ആരാണ് bypass ചെയ്തത്, ആരാണ് അവസാന അനുമതി നൽകിയത് – ഇതെല്ലാം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഔദ്യോഗിക ചരിത്രമാണ് സർക്കാർ ഫയൽ.

അതുകൊണ്ടാണ് Rules of Business നും Secretariat Manual നും ഇന്ത്യൻ ഭരണസംവിധാനത്തിൽ ഇത്രയും പ്രാധാന്യമുള്ളത്. കേരള സെക്രട്ടേറിയറ്റ് മാനുവൽ വളരെ വ്യക്തമായി പറയുന്ന ഒരു കാര്യമുണ്ട്: ഓരോ ഫയലിനും ഒരു “life cycle” ഉണ്ട്. അത് ഒരു കത്ത് വരുന്നതോടെ തുടങ്ങുന്നു. Diary number ലഭിക്കുന്നു. Section ൽ process ചെയ്യപ്പെടുന്നു. Notes തയ്യാറാക്കുന്നു. Current file, note file, fair copy, drafts, references, linked files, circulation – എല്ലാം procedure അനുസരിച്ച് പോകണം. ഫയൽ disposal പോലും ഒരു procedure ആണ്. ഇവിടെയാണ് പൊതുജനങ്ങൾ കൂടുതലായി മനസ്സിലാക്കാത്ത ഒരു നിർണായക കാര്യം വരുന്നത്.

സർക്കാർ ഫയൽ “close” ചെയ്യാം. പക്ഷേ “disappear” ചെയ്യാൻ പാടില്ല. കേരള Secretariat Manual പ്രകാരം disposal എന്നത് destruction അല്ല. ആദ്യം file closed category യിലേക്ക് പോകും. പിന്നീട് records room ലേക്ക് transfer ചെയ്യും. Record retention schedule അനുസരിച്ച് classification നടക്കും: permanent records, long retention, short retention, ephemeral records, routine correspondence, historical records, confidential records,policy files, finance-related files, court-related files,  audit-related files തുടങ്ങിയവയായി. അതിനുശേഷം മാത്രമാണ് “weeding” അഥവാ destruction എന്ന വിഷയം വരുന്നത്.

അതിനും strict procedure ഉണ്ട്. കേരള Destruction of Records Act, 1961 ഉം അതിന്റെ Rules ഉം Secretariat Manual ഉം ചേർന്ന് പറയുന്ന പ്രധാന നടപടിക്രമങ്ങൾ വളരെ ഗൗരവമുള്ളവയാണ്: ആദ്യം, retention period തീർന്നിരിക്കണം. രണ്ടാമത്, records പരിശോധിച്ച് destruction ന് eligible ആണോ എന്ന് competent authority certify ചെയ്യണം.
മൂന്നാമത്, destruction list തയ്യാറാക്കണം. നാലാമത്, authorised officer ന്റെ supervision ൽ മാത്രമേ destruction നടക്കാവൂ. അഞ്ചാമത്, destroyed records ന്റെ register സ്ഥിരമായി സൂക്ഷിക്കണം.

അതായത് സർക്കാർ രേഖകൾ നശിപ്പിക്കാം. പക്ഷേ “നിശബ്ദമായി അപ്രത്യക്ഷമാക്കാൻ” പാടില്ല.ഈ distinction അത്യന്തം പ്രധാനമാണ്. ഒരു സർക്കാർ മാറുന്നതിന് മുൻപ് പെട്ടെന്ന് files കാണാതാകുന്നത്, note sheets unavailable ആകുന്നത്, e-office history missing ആകുന്നത്, old emails inaccessible ആകുന്നത് – ഇവ സാധാരണ administrative issue അല്ല. കാരണം manual മുഴുവൻ ഒരു philosophy യിലാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്: continuity of governance. Secretariat എന്നത് രാഷ്ട്രീയ പാർട്ടിയുടെ ഓഫീസ് അല്ല. അത് State machinery ആണ്.
Press enter or click to view image in full size അതുകൊണ്ട് തന്നെ ഒരു മന്ത്രിയുടെ tenure അവസാനിച്ചാലും: file history തുടരണം, noting history preserve ചെയ്യണം, approvals traceable ആയിരിക്കണം, movement register intact ആയിരിക്കണം, digital logs available ആയിരിക്കണം. ഇവയെല്ലാം പിന്നീട് audit, vigilance, CAG, court, RTI, legislative committee, Lokayukta എന്നിവയ്ക്കുള്ള അടിസ്ഥാന തെളിവുകളാണ്.

കേരള Secretariat Manual ൽ file movement itself ഒരു controlled administrative act ആണ്. ആരാണ് file കൈകാര്യം ചെയ്തത്, ഏത് തീയതിയിൽ move ചെയ്തു, ആരുടെ custody യിലായിരുന്നു, എപ്പോഴാണ് return ചെയ്തത് – എല്ലാം traceable ആയിരിക്കണമെന്നതാണ് underlying principle. ഇന്നത്തെ e-office environment ൽ ഇത് കൂടുതൽ ഗുരുതരമാണ്. കാരണം പഴയ കാലത്ത് ഫയൽ physically കീറേണ്ടി വരുമായിരുന്നു. ഇന്ന് ഒരു backend deletion മതി. ഒരു metadata wipe മതി. ഒരു admin privilege misuse മതി. നിലവിലെ ചീഫ് സെക്രട്ടറി ഡോ. ജയതിലക് മുൻപും അഡ്മിൻ പ്രിവിലജ് ദുരുപയോഗം ചെയ്ത്, അഴിമതി മറച്ച് വെക്കാൻ മറ്റ് ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ inbox കയ്യേറിയതിന്റെ പരാതി നിലവിലുണ്ട്. അതിനാൽ, ഇപ്പോൾ സംഭവിക്കുന്നത് എന്താണെന്ന് ആർക്കും മനസ്സിലാവും.ഓർക്കുക, digital governance ൽ metadata പോലും public record ആണ്. File ആരാണ് open ചെയ്തത്.ആരാണ് edit ചെയ്തത്. ആരാണ് approval change ചെയ്തത്. ആരാണ് remark delete ചെയ്തത്. ആരാണ് timestamp modify ചെയ്തത്. ആരാണ് backend access ഉപയോഗിച്ചത്. ഇവയെല്ലാം ഭരണത്തിന്റെ electronic fingerprints ആണ്. അതിനാലാണ് transition period ലുള്ള digital record management അതീവ sensitive ആകുന്നത്. പക്ഷേ ഒരു കാര്യം മനസ്സിലാക്കണം.

Government memory ഇല്ലാതാകുമ്പോൾ governance തന്നെ collapse ചെയ്യും. ഒരു officer പോകും. മറ്റൊരാൾ വരും. ഒരു minister പോകും. മറ്റൊരാൾ വരും. ഒരു government പോകും. മറ്റൊന്ന് വരും. പക്ഷേ file trail തുടരണം. അതില്ലെങ്കിൽ: corruption detect ചെയ്യാനാകില്ല, policy mistakes പഠിക്കാനാകില്ല, audit meaningful ആകില്ല,RTI ശക്തിഹീനമാകും, courts helpless ആകും, history rewrite ചെയ്യപ്പെടും. അതുകൊണ്ട് കേരളത്തിൽ record destruction നെക്കുറിച്ചുള്ള ചർച്ച വെറും പഴയ പേപ്പർ കത്തിക്കൽ സംബന്ധിച്ച വിഷയമല്ല. ഇത് ജനാധിപത്യത്തിന്റെ ഓർമ്മ സംരക്ഷിക്കണോ ഇല്ലയോ എന്ന അടിസ്ഥാന ചോദ്യമാണ്. ഒരു ഭരണകൂടം എത്ര വികസനം നടത്തി എന്നതിനെക്കാൾ പ്രധാനമാണ് – അതിന്റെ രേഖകൾ എത്ര സുതാര്യമായി അവശേഷിപ്പിച്ചു എന്നത്. കാരണം ഫയലുകൾ ബാക്കി നിൽക്കുന്നിടത്താണ് സത്യം ഒരുദിവസം പുറത്തുവരാനുള്ള സാധ്യത ജീവിച്ചിരിക്കുക. സത്യം പുറത്തറിയരുതെന്ന് രാഷ്ട്രീയ മേലാളന്മാരേക്കാളും താല്പര്യം ഉദ്യോഗസ്ഥതലത്തിലെ ക്രിമിനലുകൾക്കാണ്.

പ്രത്യേകിച്ച്: election period, swearing-in phase, caretaker governance period, major audit anticipation, vigilance enquiry fear, public controversy, disaster rehabilitation scrutiny, tender disputes, land acquisition issues, contract approvals ഇവയൊക്കെ നടക്കുമ്പോൾ sudden file disappearance വളരെ ഗുരുതരമായി കാണപ്പെടും. കാരണം routine destruction ന് പോലും Kerala rules documentation നിർബന്ധമാക്കുന്നു. അതുകൊണ്ട് ഒരു സാധാരണ പൗരനും ചോദിക്കാവുന്ന നിയമപരമായ ചോദ്യങ്ങൾ ഉണ്ട്: ഈ file retention period എന്തായിരുന്നു? File destruction committee approve ചെയ്തോ? Destruction register entry എവിടെയാണ്? Pending RTI ഉണ്ടായിരുന്നോ? Pending court case ഉണ്ടായിരുന്നോ? Audit objection ഉണ്ടായിരുന്നോ? Finance concurrence issue ഉണ്ടായിരുന്നോ? Vigilance angle ഉണ്ടായിരുന്നോ? e-office log retention policy എന്താണ്? Backup server retention എത്ര കാലം? Disaster recovery mirror ഉണ്ടോ? Immutable logs maintain ചെയ്യുന്നുണ്ടോ? ഇവ ചോദ്യങ്ങൾ mature governance questions ആണ്. ജനാധിപത്യത്തിൽ ഓരോ election ഉം political change മാത്രമല്ല.

അത് accountability checkpoint കൂടിയാണ്.പുതിയ സർക്കാർ പഴയ തീരുമാനങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നത് vendetta അല്ല. അത് constitutional duty ആണ്. അവിടെ records ഇല്ലാതാകുന്നുവെങ്കിൽ ജനാധിപത്യം അന്ധമാകും.കേരളത്തിൽ ഒരു അപകടകരമായ രാഷ്ട്രീയ സംസ്കാരം രൂപപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട് – “settlement politics.” അധികാരം മാറിയാലും ആഴത്തിലുള്ള institutional audit നടക്കില്ല എന്ന ധാരണ. അതുകൊണ്ടാണ് ചിലപ്പോൾ records ന് പ്രാധാന്യം കുറയുന്നത്. ഉദ്യോഗസ്ഥ തലത്തിലുള്ള ഒരു പറ്റം ക്രിമിനലുകളാണ് ഇത് സാധ്യമാക്കി കൊടുക്കുന്നത്. രാഷ്ട്രീയക്കാർക്ക് വേണ്ടി മാത്രമല്ല, സ്വന്തം നിലയ്ക്ക് ചെയ്ത് കൂട്ടിയ അഴിമതികൾ മൂടി വെക്കേണ്ടത് ഇവരുടെ സ്വകാര്യ അജണ്ടയാണ്. അതിനവർ ഏത് സെറ്റിൽമെന്റ് ഉണ്ടാക്കാനും മുൻകൈ എടുക്കും. ഇവരെ തിരിച്ചറിഞ്ഞ് നിലക്ക് നിർത്താനായില്ലെങ്കിൽ ജനാധിപത്യം പേരിന് മാത്രമാവും.